Instruktion för DiVA-importer

2016-10-07

Sedan en tid finns Stockholms Universitetsbiblioteks system för att matcha och importera poster från Web of Science mot DiVA tillgängligt som Open Source. Bibliotekarien har filat lite på gränssnittet och satt upp en installation som bara är att använda. Här är en instruktion för hur man går tillväga.

Vad är DiVAImporter?

DiVA-importer är ett webbaserat verktyg, utvecklat vid Stockholms universitetsbibliotek, som hjälper svenska universitet och högskolor med importera poster från Web of Science in i DiVA. Systemet hjälper till med följande saker:

  • Matcha poster för att se om posterna redan finns i Diva
  • Visa vilka poster som sannolikt redan finns i DiVA men som kan berikas
  • Anpassa poster med mycket stort antal författare så att bara det egna lärosätets, samt förste och sista författare är de som kommer med i den importerade posten. Detta är anpassningsbart.

Hittar du något fel eller har förslag på nya funktioner? Lägg gärna in ett ärende i ärendehanteringssystemet.

Innan du börjar

Innan du börjar behöver du ta reda på ett antal saker. Lägg upp en strategi, gå igenom inställningarna och slutligen ladda ned WoS-filer

Lägg upp en strategi

Ska ni använda systemet kontinuerligt är det bra att ta sig lite tid och fundera över vilka poster man vill importera. Vilka publikationstyper vill jag importera? Vilka tidsperioder? Vilka organisationer vill jag importera ifrån? Det kanske finns institut och centra som WoS räknar som egna organisationer men som ändå hör till ditt lärosäte. Var också noggrann med att i söksträngen få med alla stavningar och varianter på de organsiationer du vill ha med.

Gå igenom inställningarna

Under länken Inställningar i sidhuvudet finns ett antal val man behöver göra. Dessa är anpassningar för ditt lärosäte. Tänk på att spara undan dessa värden någon annanstans om du inte vill att de ska skrivas över.

Antal matchade poster att ladda ned åt gången

Om du importerar 500 nya poster från Web of Science kan det vara smidigt att dela upp dessa på flera filer. Man kan då arbeta flera personer i DiVA med var sin del av importen. Stockholms universitetsbibliotek brukar dela upp posterna i filer om 40 poster.

Max antal författare

Hur många författare utöver det egna lärosätets skall följa med i filerna som laddas ned från tjänsten? Tänk på att det finns poster med >1000 författare.

Reguljärt uttryck för affiliering av författare

Här kan det behövas lite teknisk expertis. För att systemet skall kunna matcha författare i WoS-posterna behöver det ett s.k. reguljärt uttryck för att veta vilka författaradresser som ska räknas till det egna lärosätet. Utgå från exemplet och fråga någon tekniskt kunnig. Adresserna kan variera ganska kraftigt i posterna från WoS, så det här är något ni kommer att utveckla under resans gång.

Url för anrop till DiVAs API

Om ni vill matcha mot samma publikationstyper som i exemplet så är det bara att byta ut adressen i början mot er DiVA-instans, till exempel "su" mot "uu".

Vill ni anpassa ytterligare så kan ni titta på formuläret för Utsökning i DiVA. Observera att årtalsavgränsningen måste skrivas enligt AND year:[{0} TO {1}]&start=0&rows=200000 för att systemet skall fungera.

Exportfil från Web of Science

Gå till Web of Science och sök fram de poster som du vill importera. Här gäller det att du matchar de publikationstyper som du vill matcha mot i DiVA.

När du fått fram ditt resultat, skrolla ned till sidans fot och välj följande i drop down-menyn:

divaimportervos1 I det fönster som dyker upp välj enligt följande:

divaIMportervos2

Om träffresultatet gav mer än 500 poster behöver du genomföra samma manöver igen. Om du till exempel får 821 träffar skriver du 501 to 821 i rutorna den andra gången.

Filen kommer att laddas ned via webbläsaren.

Ladda upp WoS-filen

Gå till startsidan och välj din nedladdade WoS-fil.

divaIMportervos3

Klicka på Ladda upp.

Välj tidsperiod för DiVA-API:et

Här ser du om dina poster har laddats upp. Välj sedan den tidperiod som matchar dina WoS-poster

divaimportervos4

Starta matchning

Här får du en sammanfattning över hur många poster från respektive system som kommer att macthas.

divaimportervos5

Bearbeta resultatet

När matchningen är genomförd ser du en sammanställning över vilka poster som matchat på respektive nivå. Du ska nu ladda ned dessa poster och forstätta bearbetningen i andra system.

divaimportervos6

Poster som inte finns i DiVA

Dessa poster finns inte i DiVA sedan tidigare. Du kan ladda ned dem och sedan skicka in dem i DiVA:s importspår.

Poster på andra nivåer

Dessa poster har matchat i olika grad och de behöver lite mer manuell handpåläggning. De poster som matchat på högre nivåer (lägre siffra) finns med största sannolikhet redan i DiVA och här kan du ladda ned filerna och manuellt gå igenom dem.

Vill du berika redan befintliga poster i DiVA med ISI-nummer så kopierar du tabellen med id:n och lägger i ett excel-ark som du sedan kan skicka till DiVA. De bör i mån av tid kunna matcha DiVA-id:t och lägga på WoS-id:t på posten.

/Bibliotekarien - The Librarian