Det finns många krav och förväntningar när en organisation ska byta verksamhetssystem. En genomtänkt process behöver hantera alla av följande:

• Minimerad nedtid och minimal påverkan på den löpande verksamheten.
• Säker överföring av data och transaktioner – utan förluster och med minimalt efterarbete.
• Införande av de arbetsflödesförbättringar som det nya systemet möjliggör, redan från dag ett.
• Att systemets funktioner är väl förankrade hos personalen.
• Att systemförvaltningen är etablerad och införstådd i sina roller och rutiner.
• Tydlig, transparent kommunikation med alla intressenter.
• Integrationer och dataflöden som fungerar lika bra eller bättre än tidigare.

En tydlig och förutsägbar process skapar dessutom mervärde för organisationens övriga delar:

• Försäljning kan sätta realistiska förväntningar, anpassa avtal efter kapacitet och tidigt definiera vad som ingår i implementationen.
• Support och implementationsteam kan i god tid planera resurser och fördela arbetet baserat på antalet kommande projekt.
• Ekonomi kan bättre förutse kostnader och sätta ett korrekt pris på implementationen.

Områden

En översikt över områden där Bibliotekarien kan stödja er i att ta fram en effektiv och skalerbar implementationsprocess.

Utformning av process och projektplan

Här ingår att definiera vilka aktiviteter, roller och leveranser som utgör ett komplett implementationsprojekt. Med utgångspunkt i exempelvis organisationens storlek, komplexitet och årshjul kan vi skapa en modell för tids- och resursättning som går att återanvända.

• Roller och ansvar
• Projektaktiviteter och milstolpar
• Parametrar för träffsäker tidsplanering
• Produktionssättning och go-live-modell

Förändringsledning

Här fokuserar vi på att förstå nuläget: hur system och arbetsflöden fungerar idag, vad som kan effektiviseras och vilka processer som kan avvecklas. I många organisationer finns arbetssätt som levt kvar från tidigare system utan att längre fylla en funktion – dessa identifieras och ersätts.

• Analys av nuvarande arbetsflöden
• Framtagande av nya, förenklade processer
• Avveckling av onödiga moment
• Överföring av best practices

Stöd för datamigrering

Data är ofta den mest kritiska och känsliga delen av ett projekt. Vi stödjer organisationen i att inventera, kvalitetssäkra och förbereda överföringen så att data landar korrekt i det nya systemet – utan överraskningar.

• Format och strukturer
• Kostnader och metodik för datauttag
• Vanliga brister och hur de hanteras
• Process för datatvätt och validering

Framtagande av utbildningsprogram

En väl genomtänkt utbildningsstrategi är central för att säkerställa att organisationen får ut maximal nytta av systemet. Det handlar både om att utbilda rätt personer vid rätt tid och att skapa utbildningar som går att återanvända.

• Teach-the-teachers
• Effektiv planering av utbildningstillfällen
• Dokumentation och e-learning
• Möjlighet att utbilda flera organisationer samtidigt

Integrationer och dataflöden

Moderna system verkar i en större ekosystemmiljö. Många integrationer är standardiserade, men äldre systemmiljöer gömmer ofta okända kopplingar som riskerar att dyka upp sent i projektet. En bra process behöver både inventera och hantera detta systematiskt.

• Vilka integrationer och dataflöden kan vi förvänta oss?
• Hur hanteras de – av vem, när och i vilket skede?
• Vilka integrationer ingår i standarderbjudandet?
• Stöd för att identifiera och avveckla gamla integrationer
• Metodik för att hantera okända integrationer
• Intressenter och externa aktörer som behöver involveras

Kommunikation

Kommunikation är en av de mest avgörande framgångsfaktorerna. Genom att arbeta strukturerat med förväntningar, målgrupper och budskap säkerställs att projektet upplevs tydligt och tryggt.

• Kommunikationsplan
• Målgruppsanpassade budskap
• Rätt kanal vid rätt tid
• Uppföljning och transparens

Uppstart av systemförvaltningsorganisation

När implementationen närmar sig slutet måste systemförvaltningen ta vid. Vi hjälper till att säkerställa att förvaltningen är redo att ta ansvar för bugghantering, supportflöden, förändringsförslag och det långsiktiga arbetet med systemet.

• Styrning och ansvar
• Rutiner för support och incidenter
• Kommunikation med leverantör och användarföreningar
• Överlämning från projekt till förvaltning

Initiering av användargrupp

Ett aktivt användarnätverk är ofta en av de stora fördelarna med ett systembyte. Om det saknas kan vi hjälpa er att initiera ett sådant samarbete, och om det finns kan vi stärka strukturer och arbetssätt.

• Uppstart eller vidareutveckling av användargrupp
• Metodik för samarbete och erfarenhetsutbyte
• Struktur och rutiner för ett levande nätverk